Toegankelijke documenten nodig?

Bel, app of mail dan de documenten Guru.

Digitale formulieren en Pdf’s moeten toegankelijk zijn voor iedereen ongeacht enige beperking. Dit zorgt ervoor dat iedereen gemakkelijk online bronnen kan gebruiken. Mensen met visuele, auditieve of cognitieve beperkingen hebben baat bij toegankelijke documenten. Toegankelijke digitale documenten moeten gemakkelijk te begrijpen zijn en leesbaar zijn met ondersteunende technologie. PDF-documenten moeten ontworpen worden met toegankelijkheid in gedachten.

Wanneer je een document toegankelijk wilt maken zijn er een aantal belangrijke punten waar je aan moet denken.

Wat is nodig?

1. De juiste stijl van je brondocument ==> de stijl bepaalt de leesbaarheid
2. De juiste pdf generator die de juiste pdf syntax heeft.
   • Adobe pdf engine 1.7. Versie 2.0 is nog in beta. Lees er hier meer informatie over
   • Niet gebruiken: exporteren als pdf of document opslaan als Microsoft pdf
   • Alternatieven. Lees deze informatie op
     https://www.200ok.nl/tips/pdf-gen-tools/
   • Slechte pdf generatoren zijn er genoeg. Lees hier mijn onderzoek.
3. Functionele afbeeldingen voorzien van alt-teksten
4. De juiste semantische structuur
5. Leesbaarheid tabellen
6. Meta data
7. Pdf syntax. Lees: PDF-Declarations.pdf, hoofdstuk 7.2
8. Wat moet een ontwerper nog meer weten?
   • ISO 14289-1 (pdf engine 1.7)
   • ISO 14289-2 (pdf engine 2.0)
   • ISO 32000-2-2020 (Uitgebreide beschrijving van ISO 14289)
   • ISO TS 32001-2022 (Technische beschrijving voor digitale handtekeningen)
   • ISO TS 32003-2023 (Technische beschrijving voor gebruik beveiliging in pdf documenten)
   • ISO TS 32004-2024 (Technische beschrijving voor gebruik algoritmes)
   • ISO TS 32005-2023 (Technische beschrijving voor gebruik namespace conventies)
   • EN 301549 hoofdstuk 10 WCAGMatterhorn Protocol 1.1 (foutmeldingen in de PAC checker 2024)
   • PDF-Declarations (Beschrijving pdf syntax)
   • Tagged PDF Best Practice Guide

Oeh. Wat veel zul je denken? Ingewikkeld voor de ontwerper of de documentenbeheerder. Om dat allemaal door te nemen kost dat veel tijd.

Geen zorgen.

Met mijn jarenlange kennis van Adobe Acrobat Pro heb het de ontwerpers en documentenbeheerders makkelijk gemaakt. Ik heb alle foutmeldingen die de PAC checker 2024 ons laat zien vertaald in een matrix waarbij ik de foutmeldingen heb uitgelegd in heldere taal (B1).

Waarom is dit nodig?

Een goed gestructureerd document is nodig voor iedereen die een document wil of moet lezen. De volgende criteria zijn van belang:

1. Leesbaarheid
2. Vindbaarheid (lokaal of op een website of intranet)
3. Archiveerbaarheid voor in de toekomst.
4. Downloadbaarheid

De pdf structuur is hier speciaal voor ontwikkeld. Om het ook voor mensen met een visuele- of motorische beperking ook leesbaar te maken hebben we ook te maken met de WCAG en de kwaliteitseisen van een document.

Fabel

Er zijn ontwerpers die opteren voor het niet gebruiken van pdf documenten of zelfs het willen afschaffen. Gebruik gewoon html webpagina’s. Maar ook hier heb je kennis voor nodig. Want helaas wordt er nog wat aangerommeld op het web. Kijk maar eens naar het aantal toegankelijke websites die er nu is. 6% van het aantal Overheidswebsites en ik denk eenzelfde percentage van bedrijven websites.

Dan heb ik het nog niet gehad over de archiveerbaarheid. Als je dit in een website wilt doen, bijvoorbeeld een gerechtelijk stuk of een notariële akte dan heb je een beveiligde omgeving nodig. Een pdf document heeft die mogelijkheid in de engine zitten.

Wat moet er nog meer gebeuren?

Integratie van het toegankelijk maken van een document in het communicatie- en IT proces.

Integratie als begrip in het curriculum van het onderwijs, vakgebied Onderwijs en Grafische vormgeving.

Oplossingen voor bestaande pdf-documenten

OD Solutions heeft hiervoor de tool Autotagger ontwikkeld. Aan de hand van de matrix en een praktijktest heb ik aanbevelingen geschreven om de Autotagger nog beter te maken. Bestaande documenten van voor 2018 (5 basiscriteria) en bestaande documenten (alle criteria uit de ISO documenten kunnen zo toegankelijk gemaakt worden.

Resultaat: Als bedrijf of organisatie krijgt u een well formed pdf UA document (1.7) of misschien wel 2.0.

Vragen?

Bel, app of mail Charles de Laet (OD-Solutions.nl).

Oplossingen voor nieuwe pdf-documenten

1. De Matrix: pdf richtlijnen in begrijpelijke taal
2. Toegankelijk ontwerpen in InDesign of toegankelijke sjablonen maken in Word, PowerPoint of Excel.
3. E-learning: https://bitesized.webflow.io/
4. Inbedding in het onderwijs

Vragen? Ga in gesprek met de specialisten

Digitale Toegankelijkheid wordt in 2025 een belangrijke voorwaarde bij het publiceren van digitale informatie. De wet WCAG wordt dan bindend voor bijna alle organisaties in Nederland en dat kan gevolgen hebben voor jou organisatie. Laat je door experts en vakgenoten bijpraten en ga in discussie over onduidelijkheden en hoe kan dit proces verbeterd worden.

Expert en adviseur Ed Boon van VisionEd zal zijn licht laten schijnen over de problematiek rondom de toegankelijkheid van documenten en oplossingen die voorhanden zijn. OD-solutions zal een korte toelichting geven op de technologieën die in de markt beschikbaar zijn om toegankelijkheid onderdeel te laten zijn van het publicatieproces.

Van quick scan tot het felbegeerde groene vinkje

Hoe ga ik aan de slag? 

Ik test een formulier of document of deze voldoet aan de Internationale standaarden. Pdf formulieren en documenten worden getoetst aan de WCAG 2.2 en de PDF-UA standaard. 

Vervolg aanpak 

• Je krijgt een verslag van mijn bevindingen.
• Dit verslag bestaat uit twee delen: wat kun JEZELF doen en wat doe IK beter.
• We bespreken het onderzoek en de offerte.
• Als je akkoord gaat, ga ik aan de slag om de documenten toegankelijker te maken zodat iedereen het kan gebruiken.
• Ik ontvang graag het brondocument (Word, Excel, PowerPoint, InDesign) om vandaar uit het document te kunnen bewerken.
• Je ontvangt de pdf documenten retour met het fel begeerde groene vinkje.

Test pdf generator

Disclaimer: deze generator ben ik aan het testen.

Save to PDF